8 formas como de hacer efectivas tus reuniones

Para un emprendedor que ya cuenta con un equipo para elaborar su idea, las reuniones tienden a ser una de las instancias claves para acercarse a sus empleados y asegurar su compromiso.

Para un emprendedor que ya cuenta con un equipo para elaborar su idea, las reuniones tienden a ser una de las instancias claves para acercarse a sus empleados y asegurar su compromiso.

Al mismo tiempo, las reuniones sirven para aclarar los objetivos de las personas y las delimitaciones dentro de la empresa. Es una herramienta para mantener a los trabajadores motivados y conscientes de las metas colectivas y personales.

Es por lo anterior, que te damos a conocer 8 formas para que tus reuniones sean más efectivas y así no se transformen en una pérdida de tiempo para la empresa:

1. No abusar de ellas

Debido a la importancia que tienen las reuniones es esencial reconocer cuándo son o no necesarias.

¿Es necesario que ocurra ahora? ¿Necesitan saber esta información múltiples personas al mismo tiempo?  Reconocer también cuántas personas deben estar en la reunión es productivo en el sentido que ahorra tiempo a quienes deben trabajar y cumplir con otras obligaciones.

2. Sé puntual

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Reunir a todos en un mismo horario generalmente es difícil ya que todos tienen que cumplir con otras tareas, es por eso que reconocer el tiempo del resto y dar un ejemplo positivo a tu equipo serán claves para que tus empleados se sientan valorados.

3. No recapitules para los que llegan tarde

Al igual que el punto anterior, reconocer el tiempo del resto es esencial. Al hacer una recapitulación para quienes llegan tarde, estás deslegitimando el compromiso ajeno y retrasa una instancia que debiese ser efectiva y rápida.

4. Prepárate

Revisa todo material necesario antes de una reunión y determina si es que debes estudiar ciertos antecedentes antes de comenzar.

La efectividad en este caso radicará en qué tan bien expongas los puntos y la claridad necesaria para lograrlo. Además, el haber preparado los tópicos de la reunión, te ayudará a responder a las preguntas del resto una vez que ésta haya terminado.

5. Ten un objetivo

Antes de comenzar, pregúntate: “¿Qué es lo que quiero ver como resultado de esta reunión?”. Es elemental determinar el objetivo de lo que deseas transmitir para que todos en la sala internalicen el mensaje que quieras presentar.

El determinar cuál es la razón de la reunión será crucial para que las personas manejen  nueva información que no sabían antes de empezar la reunión.

6. Publica la reunión

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Es elemental que todos los oyentes sepan cuál es el objeto de la reunión, el horario y el tiempo que tomará. Para eso, es recomendable que tengas una agenda determinada para esto y que sea pública para todas las personas involucradas.

7. Lo importante primero

Pese a que organizas tu tiempo de manera que puedas presentar todos los puntos en agenda, a veces algunas tareas te pueden tomar más de lo que tenías determinado.

Es por eso que es recomendable primero presentar los puntos más importantes y luego presentar los menos relevantes, de esta forma si es que no te alcanzó el tiempo habrás expuesto aquello que era esencial.

8. Documenta tu reunión

La importancia de dejar en registro la reunión se basa principalmente en mantener como recordatorio las tareas y objetivos colectivos. La comunicación juega una pieza clave a la hora de llevar a cabo las responsabilidades de manera organizada.

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